Avant de demander un devis, mettez votre projet par écrit. Un bon cahier des charges — ou des termes de référence si vous êtes une ONG ou une institution — permet de recevoir des offres enfin comparables, d’éviter les suppléments et de tenir vos délais. Voici les 10 rubriques indispensables, un modèle prêt à remplir, les erreurs à éviter et les budgets en FCFA, que votre projet soit à Ouagadougou, Abidjan, Dakar, Cotonou, Lomé, Bamako ou Niamey.

Trois devis pour « un site web » : 350 000 FCFA, 900 000 FCFA et 2 500 000 FCFA. Lequel est le bon ? Impossible à dire — parce que les trois prestataires n’ont pas chiffré le même projet. L’un a imaginé une page unique, l’autre un site vitrine de cinq pages, le troisième une plateforme avec espace membres. Ce décalage n’est la faute de personne : il vient d’un besoin qui n’a jamais été écrit.

Le cahier des charges d’un site internet sert exactement à cela : mettre votre projet noir sur blanc pour que chaque prestataire réponde à la même question. Que vous dirigiez une PME à Ouagadougou, une ONG à Niamey ou un projet financé par un bailleur à Dakar, ce guide vous donne les 10 rubriques indispensables, un modèle prêt à remplir, la version « termes de référence » attendue par les bailleurs et les institutions, et les erreurs qui font déraper les budgets.

Qu’est-ce qu’un cahier des charges de site internet ?

Le cahier des charges est le document qui décrit ce que votre site doit faire, pour qui, avec quels moyens et dans quels délais. Il ne dit pas comment le coder — c’est le métier du prestataire — mais il fixe le cadre dans lequel celui-ci va travailler.

Il remplit trois fonctions :

• Obtenir des devis comparables. Chaque agence chiffre le même périmètre : vous comparez enfin des prix, et non des interprétations.
• Aligner votre équipe. La direction, le commercial et la communication se mettent d’accord avant le projet, et non pendant les corrections.
• Servir de référence en cas de désaccord. Annexé au contrat, il tranche la question « c’était prévu ou pas ? » qui empoisonne tant de projets web.

Cahier des charges, TDR, brief : quelle différence ?

Faut-il vraiment un cahier des charges pour un petit site ?

Oui, mais à la bonne taille. Pour un site vitrine de quelques pages, inutile de produire un document de trente pages : cinq informations suffisent déjà à un prestataire sérieux pour établir un devis fiable.

1. Qui vous êtes et ce que vous vendez ;
2. L’objectif principal du site (appels, demandes de devis, crédibilité auprès des bailleurs, ventes…) ;
3. La liste des pages souhaitées ;
4. Les fonctionnalités indispensables (formulaire, bouton WhatsApp, paiement…) ;
5. Une fourchette de budget et une date de mise en ligne.

C’est d’ailleurs le point de départ de la méthode en 9 étapes d’Awa : l’étape « Le Besoin » consiste précisément à formaliser ces éléments lors d’un entretien. Si vous arrivez avec votre brief, cette étape va deux fois plus vite.

Les 10 rubriques d’un bon cahier des charges de site web

Voici la trame que nous recommandons. Elle va du pourquoi (objectifs, cibles) vers le comment (fonctionnalités, technique), puis vers le cadre (budget, délais). Adaptez la longueur de chaque rubrique à la taille de votre projet.

1. La présentation de votre structure

Activité, date de création, taille, pays et villes d’intervention, offre principale, concurrents directs. Deux ou trois paragraphes suffisent. Joignez vos supports existants — plaquette, présentation PowerPoint, page Facebook : ils font gagner un temps précieux au prestataire.

2. Les objectifs du site

C’est la rubrique la plus importante, et la plus souvent bâclée. « Avoir un site » n’est pas un objectif. « Recevoir dix demandes de devis par mois », « rassurer les bailleurs lors des appels à projets » ou « vendre nos produits à la diaspora » en sont. Classez vos objectifs par ordre de priorité : ils guideront tous les arbitrages à venir, du design au budget.

3. Vos cibles et leurs usages

Qui doit visiter le site, et que doit-il y trouver ? Un particulier à Abidjan, un acheteur institutionnel à Lomé et un partenaire technique en Europe n’ont ni les mêmes attentes ni les mêmes appareils. Précisez :

• les profils de visiteurs et leurs questions principales ;
• le support dominant : en Afrique de l’Ouest, la grande majorité des visites se fait sur smartphone, souvent en 3G ou 4G ;
• les langues nécessaires : français seul, français et anglais, ou une langue nationale pour certaines pages.

4. L’arborescence et les contenus

Listez les pages souhaitées (Accueil, À propos, Services, Réalisations, Actualités, Contact…) et, pour chacune, son contenu principal. Puis répondez à la question qui fait déraper le plus de projets : qui fournit les textes et les photos, et pour quelle date ? Dans notre expérience, l’attente des contenus du client est la première cause de retard d’un site, bien devant la technique. Si vous n’avez pas le temps de rédiger, prévoyez-le dans le budget : la rédaction web est un service à part entière.

5. Les fonctionnalités attendues

Faites la liste de tout ce que le site doit faire : formulaire de contact ou de devis, bouton WhatsApp, prise de rendez-vous, blog ou actualités, galerie photos, téléchargement de documents, espace membres, catalogue, paiement en ligne par mobile money (Orange Money, Wave, Moov Money…) ou par carte, version multilingue. Puis classez chaque fonctionnalité selon son importance.

Pour une boutique en ligne, détaillez davantage : nombre de produits, moyens de paiement, zones de livraison. Notre guide pour créer une boutique en ligne en Afrique de l’Ouest liste toutes les questions à trancher.

6. Le design et l’identité visuelle

Fournissez votre logo (idéalement en format vectoriel), votre charte graphique si elle existe, et surtout trois sites que vous aimez et un que vous n’aimez pas, en expliquant pourquoi. C’est l’information la plus utile pour un designer, bien plus qu’un « moderne et épuré » que tout le monde écrit. Pour aller plus loin : ce qui fait un web design professionnel qui inspire confiance.

7. Les contraintes techniques

Vous n’avez pas besoin d’être technicien, mais quelques points doivent figurer noir sur blanc :

• Nom de domaine : en avez-vous déjà un ? Sinon, quelle extension (.com, .africa, .bf, .ci, .sn…) ? Voir comment bien choisir son nom de domaine.
• Hébergement et e-mails professionnels : qui les fournit, qui les paie chaque année ? Voir notre guide de l’hébergement web en Afrique de l’Ouest.
• Autonomie : souhaitez-vous modifier vous-même vos contenus ? Si oui, exigez un outil de gestion de contenu comme WordPress, ainsi qu’une formation.
• Mobile et vitesse : site conçu d’abord pour le smartphone, pages légères qui s’affichent vite sur une connexion moyenne.
• Sécurité et sauvegardes : certificat SSL (https), sauvegardes régulières, mises à jour suivies.

8. Le référencement et la mesure d’audience

Un site que personne ne trouve ne remplit aucun objectif. Indiquez les recherches sur lesquelles vous voulez être visible (« cabinet comptable Ouagadougou », « hôtel Cotonou »…), exigez que les bases du référencement soient intégrées dès la conception — titres, balises, vitesse, plan du site soumis à Google — et demandez l’installation d’un outil de statistiques. Les principes sont détaillés dans notre article sur le référencement naturel en Afrique de l’Ouest.

9. Les données personnelles et les mentions légales

Dès qu’un formulaire collecte un nom, un numéro de téléphone ou une adresse e-mail, votre site traite des données personnelles. La plupart des pays de la région ont adopté une loi en la matière, dans le sillage de l’Acte additionnel de la CEDEAO de 2010, et disposent d’une autorité de contrôle : la CDP au Sénégal, la CIL au Burkina Faso, l’ARTCI en Côte d’Ivoire, l’APDP au Bénin. Demandez au prestataire une page de mentions légales, une politique de confidentialité et des formulaires qui ne collectent que le nécessaire. En cas de doute sur vos obligations, rapprochez-vous de l’autorité de votre pays.

10. Le budget, le planning et l’après-livraison

Indiquez une fourchette de budget. Beaucoup hésitent, de peur que le prestataire « remplisse l’enveloppe ». En réalité, sans fourchette, vous recevez des propositions calibrées sur des projets très différents, donc impossibles à comparer. Précisez aussi :

• la date de mise en ligne souhaitée et les échéances fermes (salon, lancement de produit, clôture de projet) ;
• les livrables attendus : site en ligne, accès administrateur, manuel d’utilisation, formation ;
• la propriété : au nom de qui sont enregistrés le domaine et l’hébergement, quels accès vous sont remis et quand, et comment tout vous est restitué en fin de contrat ;
• l’après-livraison : durée de garantie, contrat de maintenance du site, délai de réponse du support.

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Le modèle de cahier des charges à copier-coller

Recopiez cette trame dans un document Word ou Google Docs et remplissez-la. Les indications entre parenthèses vous guident ; si une rubrique ne vous concerne pas, écrivez-le simplement.

ONG, projets et institutions : rédiger des termes de référence (TDR) pour un site web

Si vous êtes une ONG, une association, un projet financé par un bailleur ou une administration, votre cahier des charges prendra généralement la forme de termes de référence, parfois accompagnés d’un avis de consultation ou d’une demande de cotation. La trame ci-dessus reste valable, mais les TDR ajoutent des éléments propres à la commande institutionnelle :

• Contexte et justification : le projet, le partenaire financier, la place du site dans la stratégie de communication et de visibilité.
• Résultats attendus et livrables datés : maquette validée, site en ligne, formation de l’équipe, rapport de fin de mission.
• Profil du prestataire : références comparables, équipe mobilisée, existence légale (RCCM, IFU ou NINEA selon le pays).
• Critères d’évaluation : pondération entre offre technique et offre financière, annoncée dès le départ.
• Exigences de visibilité : logos et mentions des partenaires financiers, souvent imposés par la convention de financement.
• Pérennité après le projet : c’est le point le plus souvent oublié. Qui paiera le domaine, l’hébergement et la maintenance après la clôture du financement ? Un site qui expire six mois après la fin du projet efface d’un coup toute la visibilité acquise. Prévoyez au moins deux à trois ans d’hébergement et de maintenance dans le budget, ou un transfert organisé vers la structure.
• Propriété : le site, le domaine et les contenus doivent revenir à l’organisation, jamais à un consultant ni à un membre de l’équipe projet ; si un prestataire les gère, le contrat prévoit leur transfert.

Awa a accompagné plusieurs fondations et associations — leurs sites figurent parmi nos réalisations — et ces questions reviennent à chaque fois.

Les 7 erreurs qui font déraper un cahier des charges

1. Copier le cahier des charges d’un autre. Un modèle trouvé en ligne sert de trame, pas de contenu : vos objectifs sont uniques.
2. Tout mettre en priorité. Quand tout est « indispensable », rien ne l’est — et le budget explose.
3. Imposer une technologie sans raison. Décrivez le besoin (« modifier moi-même mes actualités ») et laissez le prestataire proposer l’outil.
4. Oublier les contenus. Un site sans textes ni photos n’est pas un site en retard : c’est un site bloqué.
5. Ne donner aucun budget. Vous recevrez des devis de 300 000 à 3 000 000 FCFA, tous « justes » pour des projets différents.
6. Oublier l’après. Hébergement, renouvellement du domaine, mises à jour et formation font partie du coût réel d’un site sur trois ans.
7. Figer le document. Un cahier des charges évolue au fil des échanges : datez et numérotez chaque version, et faites valider les changements par écrit.

Cahier des charges et budget : à quoi s’attendre en FCFA

Le cahier des charges ne fixe pas le prix, mais il détermine la catégorie du projet — et donc la fourchette. À titre de repère, voici comment les besoins les plus courants se traduisent dans les formules publiques d’Awa :

Pour les fourchettes du marché et ce qui fait varier un prix, consultez notre guide combien coûte un site web en Afrique de l’Ouest.

Et après ? Utiliser son cahier des charges pour choisir le bon prestataire

Envoyez le même document à trois prestataires, avec une date limite de réponse, et demandez des devis détaillés poste par poste. Comparez ensuite la compréhension de votre besoin autant que le prix : une agence qui pose des questions pertinentes sur votre cahier des charges est souvent plus fiable que celle qui le chiffre en une heure sans rien demander. Nos 10 critères pour choisir son agence web vous aideront à départager les offres.

Si vous partez d’un site existant, ajoutez une rubrique « existant » (ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne plus, statistiques actuelles) : c’est la base de toute refonte de site web réussie, et un audit SEO préalable vous évitera de perdre la visibilité déjà acquise. Pour une première création, notre guide pour créer un site web professionnel pour son entreprise reprend toutes les étapes, et nos pages Burkina Faso, Sénégal, Côte d’Ivoire et Bénin présentent notre accompagnement pays par pays.

Questions fréquentes

Qui doit rédiger le cahier des charges d’un site internet ?

Le client, car c’est lui qui connaît son activité, ses clients et ses objectifs. Le prestataire peut l’aider à le compléter ou à le reformuler, mais le besoin doit venir de vous. Désignez une seule personne responsable du document côté client pour garder sa cohérence.

Combien de pages doit faire un cahier des charges ?

De 2 pages pour un petit site vitrine à 15 ou 20 pages pour une boutique en ligne, une plateforme ou des termes de référence institutionnels. La clarté compte plus que la longueur.

Faut-il indiquer son budget dans le cahier des charges ?

Oui. Une fourchette permet au prestataire de proposer la meilleure solution possible dans votre enveloppe, et à vous de comparer des offres réellement équivalentes.

Quelle différence entre un cahier des charges et des termes de référence ?

Le fond est le même : décrire le besoin. Les termes de référence (TDR) sont la forme utilisée par les ONG, les projets et les institutions pour recruter un prestataire ; ils ajoutent le contexte du financement, les livrables datés, le profil exigé et les critères d’évaluation des offres.

Mon agence peut-elle rédiger le cahier des charges à ma place ?

Elle peut vous accompagner, par un entretien de cadrage ou un atelier. Mais si le même prestataire rédige le cahier des charges et y répond, vous perdez la possibilité de comparer. Pour une consultation ouverte, gardez la main sur le document.

Combien de temps faut-il pour rédiger un cahier des charges ?

Quelques heures pour un site vitrine, une à trois semaines pour un projet complexe impliquant plusieurs services ou partenaires. Ce temps est largement regagné pendant la réalisation.

Écrire son besoin, c’est déjà réussir son site

Un bon cahier des charges ne garantit pas un bon site, mais un mauvais cahier des charges garantit presque toujours un projet qui dérape. Prenez une demi-journée pour remplir le modèle ci-dessus : vous gagnerez des semaines d’allers-retours et des centaines de milliers de francs CFA de suppléments.

Vous avez rédigé votre cahier des charges, ou seulement quelques lignes ? Envoyez-les à Awa : nous vous répondrons avec des questions précises et un devis détaillé, que votre projet soit à Ouagadougou, Abidjan, Dakar, Cotonou, Lomé, Bamako ou Niamey.

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